Rechnungswesen für Familienunternehmen
Langfristige Perspektiven – dauerhafte Unterstützung von Familienunternehmen
Die Buchhaltung und Bilanzierung einschließlich des Financial Reportings stellen den Kernbereich des betrieblichen Rechnungswesens im Mittelstand bzw. in Familienunternehmen dar. Das Rechnungswesen ist in jedem Unternehmen eng mit steuerlichen und rechtlichen Aspekten verbunden. Je nach Branche sind gerade mittelständische Unternehmen zunehmender spezifischer Regulierung und steigenden Compliance-Anforderungen ausgesetzt, für die in der Regel intern weder Ressourcen noch Know-how vorgehalten werden. Begünstigt durch fortschreitende Digitalisierung werden Verstöße hiergegen immer konsequenter und strenger sanktioniert. Für die Bewältigung dieser Anforderungen kommt dem Rechnungswesen eine zentrale Aufgabe zu; im Rechnungswesen werden die Informationen gewonnen und verarbeitet, die für die Erfüllung dieser Pflichten erforderlich sind. Entscheidend ist es, das Rechnungswesen konsequent an den Erfordernissen dieser regulatorischen Vorgaben auszurichten.
Für mittelständische Unternehmer*innen, die sich typischerweise auf ihr Kerngeschäft konzentrieren möchten, stellt sich vor diesem Hintergrund stets die Frage, inwieweit und wie genau diese Bereiche mit bestehenden bzw. noch zu rekrutierenden internen Ressourcen oder mit externer Unterstützung abgedeckt werden können. Typisch für mittelständische Unternehmen ist eine (individuell sehr unterschiedlich ausgeprägte) Kombination aus intern und extern übernommenen Aufgaben im Bereich des Rechnungswesens.
In jedem Falle empfiehlt sich für das Rechnungswesen für die intern zu bewältigenden Aufgaben – neben der individuell erforderlichen Ausstattung – mit adäquaten personellen Ressourcen ein systematischer Aufbau der notwendigen Organisation. Für den strukturierten Aufbau der Organisation bieten sich insbesondere klare Regelungen von Verantwortlichkeiten (ggf. mit Stellenbeschreibungen, Zielvorgaben, Reportingpflichten u.a.) an. Für möglichst reibungslose interne Abläufe im Rechnungswesen ist vor allem ein gemeinsames Verständnis von den der Unternehmenskomplexität angemessenen Prozessabläufen mit Beschreibung des Datenflusses sowie der eingerichteten Prozesskontrollen und deren Intensität zu empfehlen. Steuerlich ergibt sich die Notwendigkeit hierzu in vielerlei Hinsicht bereits aus den Anforderungen der GoBD. Hier gilt es, den für jedes Unternehmen individuell zu definierenden optimalen Mix aus Entscheidungsgeschwindigkeit und Flexibilität bei gleichzeitig vollständiger Einhaltung der steuerlichen und rechtlichen Rahmenbedingungen zu finden.
In besonderen Wachstumsphasen des Unternehmens sollte nicht versäumt werden, die Organisation des Rechnungswesens rechtzeitig anzupassen, um Störungen im Rechnungswesen und Reporting zu vermeiden, die sich nicht selten negativ auf das operative Geschäft auswirken können.
In einem ganzheitlichen Beratungsansatz finden sich im Rechnungswesen folgende Aspekte verknüpft:
Buchhaltung und Bilanzierung
Buchhaltung ist schon lange mehr als nur eine rein IT-technische Erfassung von Buchhaltungsbelegen: Idealerweise ist Buchhaltung ein volldigitaler, papierloser Prozess mit zeitnaher Verarbeitung des Buchungsstoffes, gestützt auf eine KI-basierte Softwarelösung und ggf. ergänzenden Tools mit webbasiertem unterjährigem Reporting für den mobilen Datenzugriff – für Unternehmensgruppen oder Filialisten mit eigenständigen Buchungskreisen ergänzt durch ein IT-Tool zur laufenden Konsolidierung. Buchhalterische Abgrenzungen erfolgen dabei idealerweise nicht nur jährlich im Rahmen des Jahresabschlusses, sondern monatlich im Rahmen einer aussagekräftigen unternehmensidividuellen BWA.
Zunehmend von Bedeutung sind cloud-basierte Lösungen für das Rechnungswesen, die es den verantwortlichen ermöglichen, zu jederzeit und ortsunabhängig Informationen aus dem Rechnungswesen abzurufen und zu interpretieren.
Steuern
Eine zutreffende steuerliche Behandlung von Buchungssachverhalten verhindert böse Überraschungen bei steuerlichen Außenprüfungen oder Betriebsprüfungen. Insbesondere im Bereich Umsatz- und Lohnsteuer ist dies bei mangelnder Kenntnis oder Erfahrung nicht selten der Fall. Der Aufbau eines Tax-Compliance Management Systems nach Analyse der unternehmensindividuellen Steuerrisiken schafft wirksam Abhilfe. Hierbei werden insbesondere unternehmenstypische Routinetransaktionen mit Steuerrelevanz analysiert und Maßnahmen zur Sicherstellung einer steuerrechtskonformen Behandlung fixiert.
Recht
Insbesondere eine zivil-, gesellschafts- oder arbeitsrechtliche Würdigung von Sachverhalten vor buchhalterischer Erfassung sollte wesentlicher Bestanteil eines Risikomanagements von mittelständischen Unternehmen sein. Eine datenbankgestützte Erfassung wesentlicher Vertragsinhalte, hierauf basierende Analysen sowie Auswertungen der aus den Verträgen erwachsenden Handlungsvorgaben, können entscheidend zur Transparenz und damit zur Risikominimierung in rechtlicher Hinsicht beitragen.
Internationalisierung
Auch Familienunternehmen sind heutzutage international aktiv. Bei einem Gang über die Grenze, sei es im Einkauf, sei es im Vertrieb oder auch zu Produktion, stellen sich viele Fragen. Für das Rechnungswesen stellt sich dieser Schritt oftmals als besondere Herausforderung dar: es müssen neben den deutschen Buchführungs- und Meldepflichten auch ausländische Regelungen exakt eingehalten werden. Egal ob durch die Gründung einer eigenen Niederlassung im Ausland, einer ausländischen Tochtergesellschaft oder bei Eingehung eines Joint Ventures mit ausländischen Partner*innen: Der Informationserstellung und Verarbeitung im Rechnungswesen stellt für die Mitarbeiter*innen eine zusätzliche Herausforderung dar, die oftmals auch kulturelle Unterschiede mit sich bringen.
Entscheidungssituationen in den o.g. Bereichen des betrieblichen Rechnungswesens betreffen selten nur den jeweiligen Bereich allein. Unser bereichsübergreifender und prozessorientierter Beratungsansatz trägt dazu bei, alle wesentlichen Aspekte im Blick zu behalten und somit zur Minimierung von Risiken für das mittelständische (Familien)-Unternehmen beizutragen.
Unsere Berater*innen von PKF Fasselt beraten Sie bei der angemessenen Ausgestaltung des Rechnungswesens und übernehmen auf Wunsch darüber hinaus notwendige Teilbereiche des Rechnungswesens extern. Dabei sorgen wir insgesamt für mehr Sicherheit durch Identifizierung und Minimierung von Risiken und Erkennen von Chancen in den Bereichen Financial Reporting, Buchhaltung, Monats- bzw. Jahresabschlüsse, Steuern und Vertragswesen.
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