Notarielle Beurkundungen und Beglaubigungen bei im Ausland ansässigen Gesellschaftern oder Geschäftsführern

Notarielle Beurkundungen

Bestimmte Rechtsgeschäfte, wie z. B. die Änderung eines Gesellschaftsvertrages einer GmbH oder die Übertragung von GmbH-Geschäftsanteilen bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der notariellen Beurkundung gemäß §§ 8 ff. BeurkG. Für die Änderung eines Gesellschaftsvertrages bedeutet dies zum Beispiel, dass die Gesellschafterversammlung im Beisein eines Notars durchgeführt werden muss. Dies kann allerdings dann problematisch sein, wenn Gesellschafter einer GmbH im Ausland ansässig sind. Es stellt sich in diesem Fall die Frage, ob der Gesellschafter die notarielle Beurkundung persönlich in Deutschland vornehmen muss oder ob auch eine notarielle Beurkundung im Ausland möglich ist.

Beurkundung durch ausländischen Notar

Die Frage, ob auch ein ausländischer Notar Erklärungen beurkunden kann, die dem deutschen Recht unterliegen, ist umstritten. Die Beurkundung eines ausländischen Notars ist allerdings nach wohl herrschender Meinung dann wirksam, wenn der ausländische Notar dem deutschen Notar „gleichwertig“ ist. Der BGH führt hierzu wie folgt aus:

„Das in § 53 Abs. 2 GmbHG vorgeschriebene Beurkundungserfordernis kann grundsätzlich auch ein ausländischer Notar erfüllen. Voraussetzung ist nur, dass die ausländische Beurkundung der deutschen gleichwertig ist. Gleichwertigkeit ist gegeben, wenn die ausländische Urkundsperson nach Vorbildung und Stellung im Rechtsleben eine der Tätigkeit des deutschen Notars entsprechende Funktion ausübt und für die Errichtung der Urkunde ein Verfahrensrecht zu beachten hat, das den tragenden Grundsätzen des deutschen Beurkundungsrechts entspricht“.

Nach der Rechtsprechung des BGH umfasst die Gleichwertigkeit ein persönliches und ein verfahrensbezogenes Kriterium. Erforderlich ist demnach, dass die ausländische Urkundsperson zum einen nach Vorbildung und Stellung im Rechtsleben eine der Tätigkeit des deutschen Notars entsprechende Funktion ausübt und für die Errichtung der Urkunde ein Verfahrensrecht zu beachten hat, welches den tragenden Grundsätzen des deutschen Beurkundungsrechts entspricht.

Beurkundungen in Österreich, in der Schweiz und in den Niederlanden können (je nach dem, was beurkundet wird) als gleichwertig angesehen werden, nicht jedoch z. B. Beurkundungen des US-amerikanischen Notary Public.

Aufgrund der Prüfungs- und Belehrungsfunktion, die dem deutschen Notar gem. § 17 BeurkG bei einer GmbH-Gründung zukommt, ist die Gründung einer GmbH vor einem ausländischen Notar grds. nicht möglich.

Beurkundung durch deutschen Notar im Ausland

Ein im Ausland ansässiger deutscher Notar kann jedenfalls die Beurkundung nicht vornehmen, weil die Ausübung staatlicher Hoheitsgewalt auf das deutsche Staatsgebiet beschränkt ist.

Beurkundung durch Konsularbeamte im Ausland

Im Ausland kann der Erklärende Beurkundungen von einem Konsularbeamten vornehmen lassen (§ 2 KonsG). Denn gemäß § 10 Abs. 2 KonsG stehen von einem Konsularbeamten aufgenommene Urkunden den von einem inländischen Notar aufgenommenen gleich. Zu beachten ist allerdings, dass Konsularbeamte zwar zur Beurkundung berechtigt, jedoch nicht verpflichtet sind und eine Beurkundung in ihrem pflichtgemäßen Ermessen liegt.

Vollmachtserteilung

Für den Erklärenden besteht darüber hinaus die Möglichkeit, sich durch einen Bevollmächtigten in Deutschland vertreten zu lassen. Die Vollmacht kann grundsätzlich formlos erteilt werden. Für die Errichtung eines GmbH-Gesellschaftsvertrages zum Beispiel ist allerdings gemäß § 2 Abs. 2 GmbHG mindestens die notariell beglaubigte Form erforderlich.

Notarielle Beglaubigungen

Im gesellschaftsrechtlichen Bereich spielt insbesondere das Erfordernis einer notariellen Beglaubigung von Handelsregisteranmeldungen eine große Rolle. Auch hier stellt sich die eingangs gestellte Frage, ob der im Ausland ansässige Erklärende die notarielle Beglaubigung vor einem deutschen Notar vornehmen muss oder ob dies auch vor einem ausländischen Notar möglich ist. Zu dieser Frage kann im Wesentlichen auf die obigen Ausführungen verwiesen werden.

Allerdings sind Beglaubigungen durch einen ausländischen Notar möglich. Weil jedoch nur inländische öffentliche Urkunden eine Richtigkeitsvermutung genießen, bedarf die durch einen ausländischen Notar durchgeführte Beglaubigung der Beifügung einer Apostille bzw. der Legalisation. Der deutsche Notar kann dann zum Beispiel die apostillierte bzw. legalisierte Handelsregisteranmeldung einreichen, weil die Handelsregisteranmeldung elektronisch mit der erforderlichen Signatur nach § 39 a BeurkG mittels einer speziellen Software erfolgen muss. Die persönliche Anwesenheit des Erklärenden beim Notar ist hierfür in der Regel nicht erforderlich.

Aufgrund bilateraler Staatsverträge mit den Nachbarländern Belgien, Dänemark, Frankreich, Italien und Österreich besitzen notarielle Urkunden aus dem jeweils anderen Land unmittelbar die Vermutung der Echtheit und benötigen keine Apostille bzw. Legalisation.

Im Hinblick auf die Anmeldung von neu bestellten Geschäftsführern zum Handelsregister ist zu beachten, dass hier eine Vertretung des im Ausland ansässigen Geschäftsführers nicht möglich ist. Denn die Versicherung des neu bestellten Geschäftsführers gem. § 39 Abs. 3 GmbHG muss in der Handelsregisteranmeldung selbst erfolgen. Das bedeutet, dass der neu bestellte Geschäftsführer seine Handelsregisteranmeldung selbst vornehmen muss. Sofern er nicht einzelvertretungsbefugt ist, muss er zumindest bei der Anmeldung mitwirken. Die Handelsregisteranmeldung einschließlich der in ihr enthaltenen Versicherung des Geschäftsführers müssen notariell beglaubigt werden (§ 12 HGB, § 129 BGB, § 39 BeurkG). Die Belehrung über die unbeschränkte Auskunftspflicht des Geschäftsführers gem. §§ 8 Abs. 3 S. 2 GmbHG, 53 Abs. 2 BZRG muss hingegen nicht in der Handelsregisteranmeldung selbst erfolgen und folglich auch nicht notariell beglaubigt werden.