Chance zur Digitalisierung der Prozesse im Finance-Bereich

In Zukunft sollen alle Unternehmen in Deutschland untereinander (B2B) nur noch elektronische Rechnungen stellen. 

Im Gegensatz zur Papierrechnung werden bei einer E-Rechnung (insbesondere XRechnung, ZUGFeRD) Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt und können automatisiert empfangen und weiterverarbeitet werden. Damit sollen Prozesse im Rechnungswesen für alle Beteiligten vereinfacht sowie schnell, sicher und kosteneffizient abgewickelt werden. 

Timeline: E-Rechnungspflicht in Deutschland

  • Ab dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
  • Ab dem 1. Januar 2027 sollen Unternehmen mit einem Umsatz über 800.000 EUR im Vorjahr eigene Rechnungen nur noch als E-Rechnung oder mittels EDI-Verfahren versenden dürfen.
  • Ab dem 1. Januar 2028 müssen Rechnungen für Umsätze, die ab 2028 ausgeführt werden, als E-Rechnung ausgestellt werden.

Wer die Verpflichtung zur Nutzung der E-Rechnung missachtet, riskiert u. U. Bußgelder, die Verweigerung des Vorsteuerabzuges oder verzögerte Zahlungen durch Kunden. Damit besteht für die meisten Unternehmen bereits jetzt ein akuter Handlungsbedarf - von der Einführung einer digitalen Rechnungsverarbeitung und eines elektronischen Rechnungsversands bis hin zur Implementierung eines revisionssicheren digitalen Archivs. 

Unsere Leistungen im Bereich E-Rechnungen

  • Aufnahme der Ist-Prozesse und der vorhandenen Systemlandschaft, Dokumentation in nachvollziehbarer, GoBD-konformer Form
  • Prozessanalyse: Identifikation der betroffenen Systeme, Prozesse und Unternehmensbereiche, Identifizierung der Anforderungslücken (Soll-Ist-Abgleich)
  • Unterstützung bei der Aufwandsabschätzung und Budgetplanung sowie der Umsetzungsplanung mit definierten Meilensteinen
  • IT-Anforderungsdefinition und entsprechende Kommunikation mit dem Softwareanbieter
  • Prozessanpassung: Implementieren eines Workflows für Stammdatenmanagement, Rechnungserfassung und -prüfung sowie den Rechnungsstellungsprozess
  • Prüfung der Systemlandschaft und Prozesse hinsichtlich GoBD-Compliance.
  • Change Management: Kommunikation anstehender Veränderungen, deren Auswirkungen und den Nutzen für das Unternehmen, Aus- und Weiterbildung betroffener Mitarbeitenden, Einrichtung von Feedbackkanälen
  • Rechtliche Unterstützung bei Vertragsanpassungen mit Kunden/Lieferanten etc.

FAQs

Die E-Rechnungspflicht gilt für alle Unternehmen, die Rechnungen an andere Unternehmen stellen und für die keine Ausnahmeregelungen gelten (bspw. Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR, Fahrausweise und Leistungen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind).

Für Unternehmen, die ausschließlich Rechnungen an Privatpersonen stellen oder Rechnungen, für die Ausnahmeregelungen gelten (bspw. Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR, Fahrausweise und Leistungen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind).

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die nach der CEN-Norm EN 16931 ausgestellt wird oder damit interoperabel ist. Kompatibel sind nach einer ersten Verlautbarung der Finanzverwaltung derzeit die Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.x.

Ab 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ab diesem Zeitpunkt ist der Versand von E-Rechnungen nicht mehr zustimmungspflichtig.

Bei Unternehmen mit einem Umsatz von mindestens 800.000 EUR (2026) ist der Versand von E-Rechnungen ab 1. Januar 2027 verpflichtend. Ausnahmen gelten nur für mittels EDI-Verfahren übermittelte Rechnungen.

Ab 1. Januar 2028 sind alle Unternehmen verpflichtet, für B2B-Umsätze E-Rechnungen auszustellen, sofern keine Ausnahmeregelungen gelten.

Viele Anbieter der gängigen ERP- und Finanzbuchhaltungssysteme bieten Lösungen für den Empfang bzw. die Erstellung von E-Rechnungen an. Die Ansprache des IT-Dienstleisters sollte hier der erste Schritt sein, um im Anschluss zu klären, ob die angebotene Lösung den unternehmenseigenen Ansprüchen gerecht wird.

Eine E-Rechnung muss dieselben Informationen nach § 14 UStG enthalten wie auch andere Rechnungsformate (bspw. PDF oder Papier). Da es sich um ein standardisiertes, strukturiertes Rechnungsformat handelt, kann davon ausgegangen werden, dass mit dessen Nutzung alle notwendigen Angaben enthalten sein werden.

Ja. Eine Verfahrensdokumentation ist bereits seit 2015 von der Finanzverwaltung in den GoBD gefordert und kann bei Nicht-Vorhandensein, gemeinsam mit weiteren Mängeln in der Buchhaltung, zum Verwerfen der Buchhaltung und zu Hinzuschätzungen führen. 

Mit der Einführung der E-Rechnung wird der Fokus künftig vermehrt auf der GoBD-konformen Archivierung von Belegen liegen, die zwingend elektronisch erfolgen muss und in der Verfahrensdokumentation für einen Prüfer nachvollziehbar dargestellt werden kann. Auch zur Identifizierung ineffizienter und anpassungsbedürftiger Prozesse im Rahmen der Einführung der E-Rechnung kann eine Verfahrensdokumentation hilfreich sein.

Für E-Rechnungen gelten dieselben Aufbewahrungsfristen wie auch für aktuell bereits genutzte Rechnungsformate (bspw. PDF, Papier, EDI), i.d.R. 10 Jahre für steuerrelevante Belege.

Webinar-Aufnahme E-Rechnungspflicht ab 2025

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