德国透明登记制度

自2017年10月1日起，法人公司、注册合伙公司、某些受托人和基金会的受益所有人必须在透明登记处进行登记。该规范性条例可以在《反洗钱法》（GwG）第18条中找到。 通过明确受益所有人及其受益范围，可以确定哪些自然人处于持股链的"终端"。任何人都不应该有机会隐身于公司实体背后。

为了实现这一目标，法规规定相关公司或机构必须持续获取其受益所有人的某些信息，保存、更新并立即将这些信息上传至透明登记处。因此，具有登记义务的公司或机构有必要建立一个规范化的内部管理系统，以确保其遵守上述义务。

所有私法下的法人公司和注册合伙公司都须遵守透明登记义务。具体来说，资合公司（AG、GmbH、SE、KGaA）及传统的合伙公司（KG、OHG 、Partnerschaftsgesellschaften）均负有相关义务。到目前为止，只有根据民法成立的民法合伙企业（GbR）尚不需要履行透明登记。

基金会、合作社和某些协会及法律机构也须遵守透明登记义务的要求。此外，自2022年12月28日起，如外国机构在德国直接或间接拥有房地产，或承诺收购此类财产，也必须在德国进行透明登记，这同样适用拥有房地产的德国公司的外国母公司。

除了上述公司须履行透明登记义务之外，其公司股东和受益所有人也负有独立披露义务，违反相关规定同样会面临罚款风险。在某些情况下，当负有登记义务单位的受益所有人发生了变动，即使不是受益所有人本人的股东也必须在合理时间内主动通知公司。股东有义务记录并保留这份通知记录。显而易见，透明登记义务并非一劳永逸的事情，而且相关各方都各有义务， 需要持续监控和跟踪其动态变化。

只有自然人才能成为受益所有人。受益所有人是最终拥有或控制该机构的自然人。 对于私法下的公司实体和注册合伙公司，当自然人直接或间接满足下列其中一项条件时，应被视为受益所有人：

• 持有超过25％的股本份
• 拥有25％以上的表决权，或
• 以类似方式对公司行使控制权。

其中尤其是最后一点在实践中常常引发诸多疑问。

以下列举出"以类似方式行使控制权"的判别依据：

• 否决权
• 异议权
• 投票、联合或银团协议
• 信托关系
• 某些用益权协议

提示：根据主管的联邦行政管理局（BVA）在2021年2月9日发布的常见问答中给出的法律意见，可以作为"以类似方式行使控制权"的证明依据，上述投票、否决权或异议权必须导致支配性的影响。尤其是当自然人实际掌控公司，拥有最终决定权的情况。根据BVA的说法，这些个别情形需要具体情况具体分析。

如果根据上述原则在某些单位中无法确定（实际的）受益所有人，则法定代表人或管理合伙人被视为受益所有人。对于有限责任公司，总经理被视为所谓的"假定受益所有人"。

自2020年1月1日起，具有登记义务的公司除了报告其受益所有人的姓名、 出生日期、居住地及其经济利益类型和范围外， 还应告知透明登记处该受益所有人的国籍。

德国联邦参议院于2021年6月25日通过了《透明登记和金融信息法》（简称 TraFinG），该法案于2021年8月1日生效。在这之前，如果一家公司的股东名单及受益所有人的必要信息（包括姓名、出生日期、居住地及其经济利益类型和范围）可以从《反洗钱法》认可的渠道（例如商业登记簿）中被检索出来，则符合所谓"虚拟通知"规则。在这种情况下，公司无须另外向透明登记处上报信息。 

自2021年8月1日起，"虚拟通知"规则不再适用。现行的透明登记义务已扩展到绝大多数公司。之前享有"虚拟通知"便利、而未单独向透明度登记处注册的公司机构，现在有义务主动进行登记告知，否则可能会被处以高额罚款。

自2022年12月28日起，如外国机构在德国拥有房地产，或承诺收购此类财产，则有义务在德国进行透明登记。

这也同样适用于，间接持有德国境内房地产的外国公司，比如外国公司持有德国公司股份，而该德国公司拥有德国本地的房地产。即，持有房地产的德国公司，其房地产根据房地产转让税法第1(3)条定义的股份（≥90%的持股比例）被捆绑或转让给外国机构，或者外国机构以其他方式持有经济利益（房地产转让税法第1(3a)条），则必须在德国履行透明登记义务。该通知义务最晚必须在2023年6月30日前完成。

特别是在有外国关系较复杂的集团结构中，德国子公司应及时检查其有关上层公司的透明登记要求。关于该法规更新细节，请点击阅读下方完整的简报档案。

只要受益所有人发生变化，公司就必须主动向透明登记处进行通告。根据联邦行政管理局指示，该通知应及时在几天内完成。

根据《反洗钱法》规定，立法机关和行政部门将透明登记的报告义务视为须持续遵从的合规义务。因此，受透明登记义务约束的实体每年必须进行至少一次的自我审查。法院认为，上述义务公司必须确保信息的最新有效性，并对年度核查负有绝对义务。对于出于疏忽而未向透明登记处报告受益所有人的案例，科隆高等地区法院给出如下说明（2020年7月3日判决文书AZ.: 1 RBS 171/20）:

"在上述背景下，法官现在必须对公司有关人员的业务中为遵守上述信息义务而采取的预防措施进行调查。"

提示：因此，我们建议负有透明报告义务的实体应在公司内部建立一个系统，以确保该报告义务被持续核查和更新。当公司有行政违规的情况发生，若无法证明其已采取任何预防措施，或者仅采取了明显不适当的措施，即便是非故意的轻量违规行为也难以免于处罚。

提示：如果您在建立公司内部流程体系的过程中需要任何帮助，或对此有任何疑问，请随时与我们联系。

所有受益所有人都有义务"主动"向应履行透明度登记义务的实体提供所有必要的信息，以便该实体履行透明登记义务，在这些信息有变动时也必须主动进行通告。

自2020年1月1日起，对于应履行透明度登记义务的公司，立法机关确定了其（有限）调查义务。如果受益所有人未知，该公司有义务进行深入调查。针对这项规定，首当其冲受到影响的是跨国企业集团。然而，该义务仅限于公司要求其（间接）股东提供关于受益所有人的必要信息，并对索取和收到的信息做出记录。

除了这项调查义务外，公司的股东自2020年1月1日起也有义务通知公司关于受益所有人的已知变化，并应以可核查的方式进行记录。但是，股东无需自行发起调查。

在实际操作中，可能违反透明登记义务的行为不胜枚举。不止受登记义务约束的公司，公司股东和受益所有人也可能发生违规行为。

到目前为止，罚款金额基本是通过系数法来计算的。对罚款金额有影响的决定性因素首先是资产负债表总额和/或营业收入。比如，资产负债表总额为3千万欧元，在联邦行政管理局没有考虑其他调整因素的情况下，通过系数法计算的罚款为3万欧元 。

提示：此外，监督管理机构会在罚款通知最终确定后在其官方网站上公布违规行为，这可能导致公司的公众形象受损。这种"公开斥责"会给参与公开招标的公司带来负面影响。

罚款范围还适用以下规定：对于疏忽性的违规行为，将处以最高10万欧元的罚款。对于故意违规行为，处以最高15万欧元的罚款。 对于严重、重复或系统性的违规行为，罚款最高可达100万欧元，甚至是通过违规行为获取的经济利益的双倍罚款金额。经济利益包括实现的利润和所规避的损失，上述金额由联邦行政管理局进行估算。

提示：如果尚未进行报告且未被发现，我们建议您立即补做这项报告义务。根据2020年2月18日的罚款目录，逾期通告仅处以未通告罚款标准的5分之1。