Transparenzregister

Dem Transparenzregister sind seit dem 1. Oktober 2017 die wirtschaftlich Berechtigten von juristischen Personen des Privatrechts, eingetragenen Personengesellschaften, bestimmten Treuhändern sowie Stiftungen anzumelden. Die normativen Regelungen hierzu finden sich in den §§ 18 ff. des Geldwäschegesetzes (GwG).

Durch die Angabe der wirtschaftlich Berechtigten und des Umfangs ihrer wirtschaftlichen Berechtigung soll es jedermann möglich sein festzustellen, welche natürliche Personen „am Ende“ einer Beteiligungskette steht. Niemand soll die Chance haben, sich hinter einem Firmengeflecht zu verstecken.

Um dieses Ziel zu erreichen sind bestimmte Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten von den betroffenen Gesellschaften laufend einzuholen, aufzubewahren, auf aktuellem Stand zu halten und der registerführenden Stelle unverzüglich zur Eintragung mitzuteilen. Es wird also erforderlich, ein System zu etablieren, das die Einhaltung der vorgenannten Pflichten gewährleistet.

Als sogenannte transparenzpflichtige Einheit gelten alle juristischen Personen des Privatrechts und eingetragene Personengesellschaften. Dies gilt für Kapitalgesellschaften (AG, GmbH, SE, KGaA) genauso wie für die klassischen Personengesellschaften (KG, OHG, Partnerschaftsgesellschaften). Einzig die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) stellt bislang eine nicht transparenzpflichtige Einheit dar.

Auch Stiftungen, Genossenschaften und bestimmte andere Vereinigungen und Rechtsgestaltungen gelten als transparenzpflichtige Einheiten.

Neben den transparenzpflichtigen Einheiten selbst, treffen aber auch die Anteilseigner:innen und die wirtschaftlich Berechtigten eigenständige und bußgeldbewährte Angabepflichten gegenüber der transparenzpflichtigen Einheit. In bestimmten Fällen hat sogar ein:e Anteilseigner:in, der bzw. die selbst nicht wirtschaftlich Berechtigte:r ist, der Gesellschaft gegenüber innerhalb einer angemessenen Frist unaufgefordert mitzuteilen, dass er bzw. sie über Erkenntnisse zu einer Änderung des wirtschaftlich Berechtigten der transparenzpflichtigen Einheit verfügt. Der bzw. die Anteilseigner:in ist verpflichtet, diese Mitteilung an die Einheit zu dokumentieren und aufzubewahren. Hieran wird deutlich, dass es sich bei der Erfüllung der Transparenzregisterpflichten nicht um eine einmalige Angelegenheit handelt, wie etwa die Anmeldung eines bzw. einer neuen Geschäftsführers bzw. Geschäftsführerin zum Handelsregister. Es bestehen vielfältige Pflichten für die unterschiedlichen Beteiligten, welche einer laufenden Überwachung bedürfen.

Wirtschaftlich Berechtigter kann nur eine natürliche Person sein. Wirtschaftlich berechtigt ist eine natürliche Person, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle die betreffende Vereinigung letztendlich steht.

Bei juristischen Personen des Privatrechts und eingetragenen Personengesellschaften gelten natürliche Personen als wirtschaftlich Berechtigte, die unmittelbar oder mittelbar

• Eigentümer:innen von mehr als 25 % des Kapitals sind,
• mehr als 25 % der Stimmrechte kontrollieren oder
• auf vergleichbare Weise Kontrolle ausüben.

Insbesondere das letzte Merkmal führt in der Praxis oft zu Fragen.

Fallgruppen die im Einzelfall eine „Ausübung der Kontrolle auf vergleichbare Weise“ begründen können, sind

• Vetorechte,
• Widerspruchsrechte,
• Stimmbindung-, Pool- oder Konsortialvereinbarung,
• Treuhandverhältnisse oder
• gewisse Nießbrauchvereinbarung.

Hinweis: Nach der vom zuständigen Bundesverwaltungsamt (BVA) im Rahmen seiner FAQ vom 9. Februar 2021 geäußerten Rechtsauffassung ist für die Begründung der Kontrolle auf sonstige Weise erforderlich, dass ein Zustimmungserfordernis bzw. ein Veto- oder Widerspruchsrecht zu einem beherrschenden Einfluss führt. Dies ist insbesondere der Fall, wenn die natürliche Person über diese Rechte die Vereinigung faktisch kontrolliert oder deren Transaktionen letztlich veranlasst. Maßgeblich seien hierbei nach Ansicht des BVA die Umstände des Einzelfalls.

Falls bei einer Vereinigung kein:e (tatsächlich) wirtschaftlich Berechtigte:r nach den vorstehenden Grundsätzen ermittelt werden kann, gelten die gesetzlichen Vertreter:innen, bzw. die geschäftsführenden Gesellschafter:innen als wirtschaftlich Berechtigte. Im Falle einer GmbH gelten somit der oder die Geschäftsführer:in als sogenannte „fiktiv wirtschaftlich Berechtigte:r“.

Hinsichtlich der Bestimmung der wirtschaftlich Berechtigten bei Stiftungen und Trusts gelten eigene Maßstäbe. Für Stiftungen gilt, dass sämtliche Vorstandsmitglieder:innen dem Transparenzregister stets in aktueller Form als wirtschaftlich Berechtigte mitzuteilen sind.

Zudem sind die Begünstigten einer Stiftung als wirtschaftlich Berechtigte mitzuteilen. Mitteilungspflichtig können je nach Einzelfall auch begünstigte Gruppen sein, welche oftmals in der Stiftungssatzung aufgeführt sind. Wird eine Stiftung beispielsweise „in erster Linie“ gemäß ihrer Satzung zum Zwecke der Förderung des schulischen Vorankommens von Waisenkindern tätig, ist auch diesbezüglich eine separate Mitteilung mit eben diesem Inhalt an das Transparenzregister zu veranlassen.

Seit dem 1. Januar 2020 müssen mitteilungspflichtige Gesellschaften neben Vor- und Nachnamen, Geburtsdatum, Wohnort und Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses ihrer wirtschaftlich Berechtigten im Rahmen neuer Mitteilungen ab Anfang 2020 auch deren Staatsangehörigkeit an das Transparenzregister melden.

Eine Mitteilung an das Transparenzregister ist – nach derzeit (März 2021) noch geltendem Recht – nicht erforderlich, wenn die bisher zu meldenden Angaben – ohne die Staatsangehörigkeit – aus den Eintragungen und Mitteilungen bestimmter im GwG abschließend definierter Quellen (insbesondere dem Handelsregister) elektronisch abrufbar sind.

Ergeben sich zum Beispiel aus der elektronisch beim Handelsregister abrufbaren Gesellschafterliste einer GmbH sämtliche wirtschaftlich Berechtigten nebst den vollständigen und aktuellen Angaben zu Vor- und Nachnamen, Geburtsdatum, Wohnort und Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses, kommt es zum Eingreifen der sogenannten „Mitteilungsfiktion“. Eine aktive Mitteilung an das Transparenzregister kann in diesen Fällen unterbleiben.

Hinweis: Gefährlich ist es, ungeprüft - also ohne entsprechende Einsicht in das Handelsregister - davon auszugehen, dass sämtliche erforderliche Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten in aktueller Form dort hinterlegt sind und mithin die sogenannte „Mitteilungsfiktion“ Anwendung findet. Oftmals ergeben sich gerade nicht sämtliche erforderliche Angaben aus den beim Handelsregister hinterlegten Informationen, bzw. sind diese Informationen veraltet. Schon durch Hochzeiten, Umzüge oder aufgrund schlichter Zahlendreher im Geburtsdatum kann die Wirkung der Mitteilungsfiktion außer Kraft gesetzt werden. Da ohnehin jährliche Prüfungen der Mitteilungspflichten auf Ebene der transparenzpflichtigen Einheit als Compliance-Pflicht verstanden und vom BVA erwartet werden, läuft man Gefahr, eine ggf. gegebene eigene Untätigkeit durch veraltete Gesellschafterlisten in gewisser Weise zu dokumentieren.

Wichtig: Der am 10. Februar 2021 beschlossene Regierungsentwurf zur Änderung des Geldwäschegesetzes (Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetz) sieht u. a. vor, dass ab dem 1. August 2021 die Mitteilungsfiktionen nach § 20 Abs. 2 GwG ersatzlos wegfallen und somit alle juristischen Personen des Privatrechts und eingetragenen Personengesellschaften zur Mitteilung an das Transparenzregister verpflichtet sind. Die geplante Gesetzesänderung sieht unterschiedliche Übergangsfristen vor.

Soweit sich Änderungen hinsichtlich der wirtschaftlich Berechtigten ergeben, sind diese Änderungen – sofern es nicht zur Anwendung der Mitteilungsfiktion kommt – dem Transparenzregister gegenüber unverzüglich anzumelden. Unter einer unverzüglichen Anmeldung versteht das BVA einen Zeitraum von wenigen Tagen. Falls in Einzelfällen noch keine Ersterfassung zum 1. Oktober 2017 erfolgt sein sollte, sollte dies unbedingt zeitnah nachgeholt werden.

Der Gesetzgeber und die Verwaltung verstehen die Pflichten nach dem GwG als laufend zu wahrende Compliance-Pflichten. Auf Ebene jeder einzelnen transparenzpflichtigen Einheit ist daher wenigstens einmal jährlich eine Prüfung zu veranlassen. Die jährliche Prüfung dieser Mitteilungspflichten auf ihre Aktualität hin ist auch nach Auffassung der Gerichte zwingend zu dokumentieren. Das Oberlandesgericht Köln führt beispielsweise zum Fall einer leichtfertig unterlassenen Mitteilung des wirtschaftlich Berechtigten an das Transparenzregister aus (Beschluss vom 3. Juli 2020 AZ.: 1 RBS 171/20):

„Vor dem vorstehend dargelegten Hintergrund wird der Tatrichter daher nunmehr Feststellungen zu den im Betrieb der Betroffenen eingerichteten Vorkehrungen zur Erfüllung der genannten Informationspflichten zu treffen haben.“

Hinweis: Den transparenzpflichtigen Einheiten ist daher anzuraten, auf Ebene der Gesellschaft ein System zu etablieren, welches eine laufende Prüfung der Mitteilungspflichten sicherstellt. Sollte eine Gesellschaft im Falle eines Ordnungswidrigkeitsverfahrens nicht nachweisen können, überhaupt etwas zur Einhaltung der Pflichten nach dem GwG unternommen oder nur evident ungeeignete Maßnahmen getroffen zu haben, wird wenigstens ein leichtfertiger Verstoß gegen das GwG kaum zu entkräften sein.

Hinweis: Sollten Sie bei der Einrichtung eines entsprechenden Systems Hilfe benötigen oder sollten Sie diesbezüglich Fragen haben, sprechen Sie uns an.

Alle wirtschaftlich Berechtigten sind verpflichtet, ihrer mitteilungspflichtigen Einheit, alle zur Erfüllung der Meldepflicht an das Transparenzregister notwendigen Angaben und Änderungen dieser Angaben unaufgefordert zur Verfügung zu stellen.

Seit dem 1. Januar 2020 hat der Gesetzgeber eine (begrenzte) Nachforschungspflicht für transparenzpflichtige Einheiten bestimmt. Nunmehr sind transparenzpflichtige Einheiten zusätzlich verpflichtet eigene Nachforschungen über ihre wirtschaftlich Berechtigten anzustellen, sofern die wirtschaftlich Berechtigten unbekannt sein sollten. Dies wird vor allem Gesellschaften in internationalen Konzernen betreffen. Die Pflicht beschränkt sich allerdings darauf, von den (mittelbaren) Anteilseigner:innen der transparenzpflichtigen Einheit in angemessenem Umfang aber präzise Auskünfte über die wirtschaftlich Berechtigten zu verlangen und dieses Auskunftsverlangen sowie die erhaltenen Informationen zu dokumentieren.

Flankierend zu dieser Nachforschungspflicht sind Anteilseigner:innen mitteilungspflichtiger Gesellschaften seit dem 1. Januar 2020 verpflichtet, die ihnen positiv bekannten Änderungen in Bezug auf wirtschaftlich Berechtigte mitzuteilen und diese Mitteilung nachprüfbar zu dokumentieren. Eine eigene Nachforschungspflicht der Anteilseigner:innen besteht jedoch nicht.

Hinweis: Bereits das Unterlassen der Dokumentation ist bußgeldbewehrt.

Die Liste der möglichen Verstöße gegen die verschiedenen Pflichten des Transparenzregisters ist lang. Verstöße können nicht nur von den mitteilungspflichtigen Gesellschaften, sondern auch von den Anteilseigner:innen und den wirtschaftlich Berechtigten begangen werden. Die Grenzen zur Leichtfertigkeit sind sehr leicht überschritten.

Praxisbeispiel: Irrtümliche Annahme einer befreienden Mitteilungsfiktion, obwohl eine Gesellschafterliste lediglich in Papier- und nicht in elektronischer Form beim Handelsregister hinterlegt war.

Die Höhe des Bußgeldes wird bislang mehr oder weniger schematisch im Wege eines Faktorverfahrens berechnet. Maßgebende Faktoren, die die Höhe des Bußgeldes wesentlich beeinflussen sind vor allem die Bilanzsumme und/oder die Umsatzerlöse. Bei einer Bilanzsumme von z. B. 30 Millionen EUR beträgt ein schematisch berechnetes Bußgeld immer noch EUR 30.000,00 - ohne Auslagen und ermessensgerechte Anpassungen durch das BVA.