Deutscher Umsetzungsvorschlag
Die Einführung des E-invoicing in Deutschland birgt erheblichen Aufwand auf Unternehmensseite, aber auch auf behördlicher Ebene. Um dieser Komponente bestmöglich zu begegnen, hat Deutschland bereits erste Handlungsschritte eingeleitet. In der Veröffentlichung des Referentenentwurfs für das Gesetz zur Senkung von Wachstumschancen, Investitionen sowie Steuervereinfachungen und Steuerfairness (Wachstumschancengesetz) wird die Einführung des E-invoicing ab 1.1.2026 (erstmal ausschließlich) für inländische B2B-Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmern vorgeschlagen.
Mit einem Durchführungsbeschluss vom 25.7.2023 hat der EU-Rat für Deutschland den Weg freigemacht, sich unabhängig vom ViDA-Umsetzungszeitpunkt und der darin enthaltenen Regelung zum E-invoicing mit einer vorweggenommenen Einführung zu befassen.
Begriffliche Abgrenzung
Als E-invoice sollen ab 2025 Rechnungen gelten, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden können. Zudem setzt die Definition die Möglichkeit zur elektronischen Verarbeitung voraus. Die e-Rechnung muss nach den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU, d.h. nach der CEN-Norm 16931 erstellt werden. Mit Übergangsfrist bis 31.12.2027 muss die vorgenannte CEN-Norm nicht erfüllt sein, solange die e-Rechnung über einen EDI-Kanal übermittelt wird.
Nicht als E-invoice gelten die aktuell gängigen PDF-Rechnungen, sie zählen dann ebenso wie klassische Papierrechnungen als sog. „sonstige Rechnungen“. Diese Formate wären nach dem aktuellen Gesetzesentwurf noch bis Ende 2025 für die entsprechenden Geschäftsvorfälle zulässig. Für alle anderen Geschäftsvorfälle, die nicht von der E-invoicing-Regelung betroffen sind, bleibt die Gültigkeit dieser Formate weiterhin bestehen.
Wie bislang auch haben Unternehmer, die zur Ausstellung von Rechnungen verpflichtet sind, für die Ausstellung von e-Rechnungen sechs Monate Zeit.
Anwendungsbereich
Betroffen sind Unternehmer, die in Deutschland ansässig sind (Sitz der Geschäftsleistung oder inländische Betriebsstätten, die am Umsatz beteiligt sind) und die an ebenfalls im Inland ansässige Unternehmerkunden steuerbare und steuerpflichtige Umsätze ausführen. Ist beispielsweise ein französischer Unternehmerkunde in Deutschland für umsatzsteuerliche Zwecke registriert und erhält er Ware von einem in Deutschland ansässigen Unternehmer, wäre die Rechnung an den Franzosen nicht als e-Rechnung zu erstellen, da dessen Status nicht die Voraussetzung der „Ansässigkeit“ erfüllt.
Hinweis: Ausgenommen von den E-invoicing-Anforderungen sind Fahrausweise und Kleinbetragsrechnungen.
Weitere Anforderungen an die e-Rechnung
Der Gesetzentwurf sieht keine Neuregelung für den Übermittlungsweg vor. Es bleibt klassisch bei der Anforderung der Echtheit der Herkunft sowie der Unversehrtheit des Inhalts. Folglich können auch e-Rechnungen weiterhin als E-Mail versendet werden. Dies gilt zumindest so lange, bis – wie im ViDA-Vorschlag vorgesehen – die Meldung über ein gesondertes Meldesystem erfolgen muss.
Empfehlung: Betroffene Unternehmer sollten sich bereits heute insbesondere IT-seitig mit der Einführung des E-invoicing – auch im Hinblick auf das ebenfalls auf der ViDA-Einführungsagenda stehende digitale Meldesystem (privat oder staatliche Anbieter) – befassen. Auch ein Blick in unsere Nachbarländer – allen voran Italien – könnte bei den Implementierungsüberlegungen hilfreich sein.