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Aktuell schreibt der Bundesanzeiger Verlag als das Transparenzregister führende Stelle Rechtseinheiten an, die dem Transparenzregister noch keine Angaben zu deren wirtschaftlich Berechtigten mitgeteilt haben.
Ist auch Ihnen ein solches Schreiben zugegangen?
Dann müssen Sie jetzt handeln! Wir erläutern Ihnen gerne die Hintergründe und wie nun zu verfahren ist.
Gesetzliche Pflicht zu Mitteilungen der wirtschaftlich Berechtigten an das Transparenzregister
Transparenzregisterpflichtige Rechtseinheiten – mithin jede juristische Person des Privatrechts (bspw. GmbH, AG, rechtsfähige Stiftung, eingetragener Verein), jede eingetragene Personengesellschaft (bspw. OHG, KG, PartG, eGbR) sowie jeder Trust beziehungsweise jede trustähnliche Rechtsgestaltung – sind nach den §§ 20 und 21 Geldwäschegesetz (GwG) verpflichtet, dem Transparenzregister alle wirtschaftlich Berechtigten mitzuteilen.
Hinweis: Auch ausländische Rechtseinheiten können zur Eintragung im deutschen Transparenzregister verpflichtet sein. Dies ist insbesondere in Fällen relevant in denen inländische Immobilien oder Beteiligungen mit Immobilien gehalten werden.
Wirtschaftlich Berechtigte
Als tatsächlich wirtschaftlich Berechtigte sind dem Transparenzregister alle natürlichen Personen mitzuteilen, die unmittelbar oder mittelbar mehr als 25 % der Kapitalanteile halten, mehr als 25 % der Stimmrechte kontrollieren oder auf vergleichbare Weise Kontrolle (z. B. persönlich haftende Gesellschafter mit Vertretungsbefugnis) über die transparenzregisterpflichtige Rechtseinheit ausüben. Mittelbar ist dies bei mehrstufigen Beteiligungsstrukturen dann der Fall, wenn ab der zweiten Ebene der Beteiligungen an der Rechtseinheit natürliche Personen zwischengeschaltete Beteiligungen beherrschen. Gegebenenfalls sind bei der Ermittlung der tatsächlich wirtschaftlich Berechtigten Sonderkonstellationen zu berücksichtigen, wie etwa Stimmbindungsverträge, Treuhandverhältnisse, Benennungsrechte, Erbengemeinschaften oder Insolvenzverwaltungen.
Bei rechtsfähigen Stiftungen des Privatrechts sind insbesondere die Mitglieder des Stiftungsvorstandes und individualisierbare Begünstigte dem Transparenzregister als wirtschaftlich Berechtigte mitzuteilen.
Falls nach umfassender Prüfung anhand der zuvor genannten Kriterien kein tatsächlich wirtschaftlich Berechtigter zu ermitteln ist, dann und nur dann gelten insbesondere die gesetzlichen Vertreter als fiktiv wirtschaftlich Berechtigte der transparenzregisterpflichtigen Rechtseinheit. Fiktiv wirtschaftlich Berechtigte sind dann beispielsweise bei einer GmbH deren Geschäftsführer und bei einer AG deren Vorstände.
Hinweis: Im Falle der Mitteilung von fiktiv wirtschaftlich Berechtigten ist zwingend zu bestätigen, dass nach umfassenden Ermittlungen keine tatsächlich wirtschaftlich Berechtigten zu ermitteln waren oder trotz umfassender Nachforschung Informationsdefizite verblieben.
Gesetzliche Pflicht zu Mitteilungen an das Transparenzregister bei Veränderungen
Mit einer Mitteilung der wirtschaftlich Berechtigten an das Transparenzregister endet die gesetzliche Pflicht zu (weiteren) Mitteilungen nicht. Bei jeder Veränderung der wirtschaftlich Berechtigten oder der Angaben zu wirtschaftlich Berechtigten (so zum Beispiel bei einem Wohnortswechsel von wirtschaftlich Berechtigten) sind diese Veränderungen dem Transparenzregister unverzüglich in Form von Veränderungsmitteilungen mitzuteilen.
Unstimmigkeiten
Wenn die Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten im Transparenzregister fraglich sind und eine Unstimmigkeitsmeldung abgegeben wurde, führt der Bundesanzeiger Verlag als das Transparenzregister führende Stelle eine Prüfung durch. Rechtseinheiten werden dann unter Fristsetzung aufgefordert, bestimmte Angaben zu machen und bestimmte Unterlagen hochzuladen. Sind die Angaben verifiziert und als solche im Transparenzregister eingetragen, dann beendet der Bundesanzeiger Verlag die Prüfung. Sowohl dass eine Prüfung läuft, als auch dass eine Prüfung abgeschlossen ist, ist als Vermerk auf den Auszügen aus dem Transparenzregister ersichtlich.
Fehlerhafte oder nicht vorgenommene Mitteilungen und Bußgelder
Die Mitteilungspflicht vorsätzlich oder leichtfertig nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig zu erfüllen, ist eine Ordnungswidrigkeit. Diese Ordnungswidrigkeiten können mit Bußgeldern geahndet werden. Die Bußgeldverfahren werden durch das Bundesverwaltungsamt („BVA“) durchgeführt. Bestandskräftige und unanfechtbare Bußgeldentscheidungen, die zu einem Bußgeld von über 200,00 EUR führen, werden nach § 57 GwG bekannt gemacht.
Hinweis: Ebenfalls eigenständige Ordnungswidrigkeiten stellen Verstöße gegen die Compliance-Pflichten gemäß § 20 GwG dar. Hiernach haben die mitteilungspflichtigen Rechtseinheiten Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten dieser Vereinigungen einzuholen, aufzubewahren, auf aktuellem Stand zu halten und der registerführenden Stelle unverzüglich zur Eintragung in das Transparenzregister mitzuteilen, vergleiche insbesondere § 20 Absatz 1 und Absatz 3a GwG.
Konkrete und unverzügliche Handlungspflicht bei ausstehender Eintragung
Sollten Sie nunmehr vom Bundesanzeiger zur erstmaligen Eintragung zu Ihrer Rechtseinheit aufgefordert worden sein, gilt es zur Reduzierung des Bußgeldrisikos unverzüglich zu handeln. Unverzüglich meint in diesem Zusammenhang ohne schuldhaftes Zögern. Gerade in Fällen von komplizierten und gegebenenfalls unbekannten Beteiligungsstrukturen sowie unterlassenen Mitteilungen zu mehreren Veränderungen ist dies ein mitunter sehr kurzer Zeitraum, sodass Eile geboten ist.
Nachstehend ein Überblick über die wichtigsten Schritte zur Nachholung der erforderlichen Mitteilungen an das Transparenzregister:
- Eintragungspflicht der Rechtseinheit prüfen.
- Feststellung der nachzuholenden Mitteilungszeiträume ab dem 01.10.2017.
- Feststellung der Anzahl der unterlassenen Mitteilungen im relevanten Mitteilungszeitraum und der möglichen Anwendbarkeit von seinerzeit gegebenfalls bestehenden „Mitteilungsfiktionen“.
- Feststellung der notwendigen Angaben zu den einzelnen Mitteilungen und Abgleich mit öffentlichen Registern sowie Abfragen bei Gesellschaftern, wirtschaftlich Berechtigten et cetera.
- Dokumentation und Ablage der Prüfung.
- Registrierung mit Identifikation auf der Website des Transparenzregisters.
- Auftragsübermittlung über den Einreichungsassistenten des Transparenzregisters.
- Implementierung eines zukünftigen internen Prozesses zur Sicherstellung der laufenden und anlassbezogen Prüfung der Mitteilungspflichten zum Transparenzregister.
Ausblick
Im Jahr 2027 wird es zu umfangreichen Änderungen der Rechtslage kommen, die eine Neubewertung der Mitteilungspflichten erforderlich macht.
Wir werden Sie an dieser Stelle darüber informieren.
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