Die verpflichtende Einführung der E‑Rechnung wirft zahlreiche Detailfragen auf - sowohl bei Geschäftsvorgängen, die in vielen Branchen zum Alltag zählen, wie Dauerrechnungen oder Anzahlungen und Endrechnungen, aber auch bei im B2B‑Bereich eher seltenen Szenarien wie Barzahlungen. Diese praxisrelevanten Fragestellungen hat auch die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) in ihrem aktuellen FAQ‑Katalog aufgegriffen.
E‑Rechnung bei Barzahlungen
Barzahlungen spielen im typischen B2B‑Geschäft eher eine Nebenrolle. Dennoch gelten auch hier die neuen Anforderungen an die Abrechnung mittels E-Rechnung.
Für Leistungen, die bar bezahlt werden, besteht grundsätzlich auch eine E‑Rechnungspflicht, sofern ein steuerpflichtiger B2B‑Umsatz vorliegt. Ein Kassenbon reicht daher bei B2B-Umsätzen künftig nicht mehr aus.
Die Unternehmen haben insoweit laut BStBK zwei Möglichkeiten:
Zunächst kann eine sonstige Rechnung (z. B. Kassenbeleg) ausgestellt werden. Diese muss dann aber nachträglich durch eine E‑Rechnung berichtigt werden. Alternativ kann auch direkt vor Ort eine E-Rechnung ausgestellt und an den Kunden übermittelt werden. Hier sind jedoch auch die Anforderungen der Kassensicherungsverordnung zu beachten.
Dauerrechnungen
Dauerrechnungen kommen häufig bei wiederkehrenden Leistungen zum Einsatz, etwa bei Miet-, Wartungs- oder sonstigen Dauerdienstleistungsverhältnissen.
Bei Dauerschuldverhältnissen genügt es, wenn nur für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung ausgestellt wird, die einen klaren Hinweis enthält, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt. Wichtig ist dabei, dass
- im strukturierten Datensatz alle Pflichtangaben für den ersten Abrechnungszeitraum enthalten sind und
- in der E-Rechnung der zugrunde liegende Vertrag erwähnt wird.
Ändern sich Pflichtangaben während des Dauerschuldverhältnisses (z. B. bei einer Mieterhöhung), muss die Dauerrechnung in strukturierter elektronischer Form berichtigt werden. Die Berichtigung kann durch eine Stornierung der ursprünglichen und Erteilung einer neuen E-Rechnung erfolgen.
Anzahlungsrechnungen
Anzahlungen sind im B2B‑Bereich weit verbreitet, insbesondere in der Baubranche, im Maschinenbau oder bei größeren Dienstleistungsprojekten.
Technisch bietet das E‑Rechnungsformat für die Darstellung von Anzahlungen einen speziellen Code (Invoice Type Code 386 = Prepayment invoice). Dieser Code wird jedoch von der XRechnung derzeit nicht unterstützt und führt zu Warnhinweisen. Die Empfehlung der BStBK lautet daher, dass Unternehmen auch für Anzahlungen den allgemeinen Code für Rechnungen (Code 380 = Commercial invoice) verwenden und im Feld „Invoice note“ (= BT‑22) einen Hinweis wie „Anzahlungsrechnung“ ergänzen sollen. Dies ist - aus Sicht der BStBK - derzeit der sicherste Weg, Fehler und Validierungsprobleme bei der Nutzung von Anzahlungsrechnungen zu vermeiden.
Schlussrechnungen und Restrechnungen
Gerade bei Projekten mit Abschlagszahlungen stellt sich die Frage, wie Schlussrechnungen E‑rechnungsfähig abgebildet werden können. Momentan fehlen im Standard-Datenmodell der E-Rechnung noch Felder, um eine klassische Schlussrechnung vollständig strukturiert darstellen zu können. Die BStBK rät - im Einklang mit dem BMF - daher dazu, statt einer Schlussrechnung eine Restrechnung zu erstellen, d. h. es wird nur der noch offene Betrag fakturiert. Als Alternative wird vorgeschlagen, fehlende Angaben für die Schlussrechnung in einem unstrukturierten Anhang (z. B. PDF) zu ergänzen. Dies sei zulässig, werde aber vom BMF nur als Übergangslösung empfohlen. Zudem könne bei dieser Verfahrensweise die automatisierte Weiterverarbeitung der E-Rechnung erschwert werden.
Was bedeutet das für Unternehmen?
Diese Spezialfälle zeigen: Die Anforderungen an die E‑Rechnung gehen über klassische Rechnungsprozesse hinaus. Unternehmen sollten daher frühzeitig
- prüfen, wie ihr ERP‑/Fakturierungssystem Barzahlungen, Dauerrechnungen sowie Anzahlungen und Schlussrechnungen abbilden kann,
- Testläufe mit E-Rechnungen zu Sonderfällen starten,
- interne Prozesse klar definieren (z. B. wie und wann eine PDF‑Anlage ergänzt wird),
- Mitarbeitende für Sonderfälle schulen und
- im Zweifel Rücksprache mit ihrem Steuerberater oder Softwareanbieter halten.
Fazit
Die E‑Rechnungspflicht betrifft auch komplexere Geschäftsvorfälle. Unternehmen profitieren davon, diese Sonderthemen bereits bei der Implementierung des E-Rechnungsprozesses anzugehen, soweit davon auszugehen ist, dass diese Fälle für das Unternehmen relevant sind bzw. künftig relevant werden könnten.
Gerne unterstützen wir Sie bei der Einordnung dieser Sonderfälle und bei der praktischen Umsetzung in Ihren Abläufen.
Der Beitrag wurde gemeinsam mit Marco Herrmann verfasst.
Über den Autor: Dr. Kristina Bexa ist Rechtsanwältin bei der PKF FASSELT Partnerschaft mbB Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft Rechtsanwälte (Mitgliedsunternehmen des PKF-Netzwerkes).