Dies führt dazu, dass die Rechnungsprüfung neben der bereits schon praktizierten, manuellen Prüfung um eine technologie-basierte Prüfung zu erweitern ist.
Zwei Prüfungswege: Was wird geprüft und was nicht?
Bei der Verarbeitung von E-Rechnungen ist die fachliche Inhaltsprüfung strikt von der technischen Validierung der Datenqualität zu trennen. Die E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, weshalb die technische Qualität zu einem eigenen Prüfthema wird. Hierfür werden bestimmte Programme benötigt (wie z. B. AUDIPY), die die strukturierten Datensätze auswerten und auf deren Format prüfen; daneben bleibt die inhaltliche fachliche Prüfung zwingend bestehen.
Operative und umsatzsteuerliche Risiken
Technische Fehler können erhebliche finanzielle und operative Konsequenzen nach sich ziehen. Auf der operativen Seite drohen ein hoher Korrekturaufwand, Beanstandungen durch Geschäftspartner, Verzögerungen im Zahlungsprozess und eine damit einhergehende Liquiditätsbelastung.
Hinzu kommen umsatzsteuerliche Risiken – insbesondere beim Vorsteuerabzug aus Eingangsrechnungen. Sind E-Rechnungen technisch oder strukturell fehlerhaft, droht der Verlust des Vorsteuerabzugs, was auch zu Zinsrisiken führen kann. Besondere Vorsicht ist zudem bei hybriden E-Rechnungen geboten: Abweichungen zwischen dem Bild- und dem Datenteil können zu umsatzsteuerlichen Konsequenzen (z. B. § 14c UStG-Problematiken) führen.
Datenbasierte Betriebsprüfung der Finanzverwaltung
Die Dringlichkeit einer sauberen E-Rechnungsvalidierung wird durch die technische Aufrüstung der Finanzverwaltung weiter verschärft. Die Behörden verfügen bereits heute über vergleichbare Software und es ist absehbar, dass künftige Prüfungen der Finanzverwaltung um die technische Ordnungsmäßigkeit ausgestellter und empfangener E-Rechnungen erweitert werden.
Fazit
Eine systematische technische Validierung ausgestellter und/oder empfangener E-Rechnungen macht Fehler und den daraus entstehenden Handlungsbedarf sichtbar, bevor sie Vorsteuer, Liquidität oder interne Rechnungsprozesse belasten. Eine Überprüfung des Datenbestands ist in unterschiedlichen Phasen der E-Rechnungsprojekte sinnvoll. Dies hilft, in jeder Phase der Projektierung zur Einführung der E-Rechnung konkreten Handlungsbedarf und die weiteren Schritte zu identifizieren.