Erscheinungsdatum 29.05.2024
von StBin Patricia Breit

Beim jährlichen Betriebsausflug, der Weihnachts­feier oder auch anlässlich einer Jubiläumsfeier kommen Angestellte und Vorgesetzte in einer ent­spannten und ausgelassenen Atmosphäre außer­halb der Arbeit zusammen. Die Kosten solcher Betriebsveranstaltungen sind meist nicht unerheb­lich und daher immer wieder im Fokus der Betriebs­prüfer. Streitpunkte können sich dann im Rahmen der ertrag­-, lohn-­ und umsatzsteuerlichen Behand­lung der angesetzten Betriebsausgaben ergeben.

Begriffliche Abgrenzungen

Eine Betriebsveranstaltung liegt vor, wenn sich der Teilnehmerkreis überwiegend aus Betriebsangehörigen und ggf. deren Begleitung (Ehe- oder Lebenspartner) zusammensetzt. Nicht zu den Betriebsveranstaltungen zählen dagegen Feiern für einzelne Arbeitnehmer oder Arbeitsessen. 

Die Besteuerung von Zuwendungen an Arbeitnehmer im Rahmen von Betriebsveranstaltungen ist in § 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG geregelt. 

Sofern die Aufwendungen einen Betrag von 110 € je Arbeitnehmer und je Betriebsveranstaltung nicht übersteigen, liegt kein steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Der Betrag ist inkl. Umsatzsteuer zu verstehen. Hinsichtlich der Anzahl gelten zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr als angemessen. 

Ertragsteuerlich ist die 110-€-Regelung ein Freibetrag, umsatzsteuerlich wird der Betrag allerdings als Freigrenze eingeordnet. 

Ertragsteuerliche Einordnung

Zurechnung der Aufwendungen

Die Aufwendungen des Arbeitgebers sind auf alle bei der Betriebsveranstaltung anwesenden Teilnehmenden aufzuteilen. Auf die Anzahl der eingeladenen Personen kommt es nicht an. Anschließend ist der auf eine Begleitperson entfallende Anteil der Aufwendungen dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen. Für die Begleitperson ist kein zusätzlicher Freibetrag von 110 € anzusetzen.

Beispiel:  Die Aufwendungen für eine Betriebsveranstaltung betragen 10.000 €. Es nehmen 75 Mitarbeiter sowie 25 Begleitpersonen teil. In diesem Fall sind die Aufwendungen auf 100 Personen zu verteilen, sodass auf jede Person ein geldwerter Vorteil von 100 € entfällt. Der auf die Begleitperson entfallende geldwerte Vorteil ist dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen:

  • 50 Arbeitnehmer kommen ohne Begleitperson; sie haben einen geldwerten Vorteil von 100 €, der den Freibetrag von 110 € nicht übersteigt und daher nicht steuerpflichtig ist. 
  • Bei 25 Arbeitnehmern mit Begleitperson beträgt der geldwerte Vorteil 200 €; nach Abzug des Freibetrags von 110 € ergibt sich für diese Arbeitnehmer ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil von jeweils 90 €.

Lohnsteuerliche Erfassung

Grundsätzlich ist der geldwerte Vorteil über die Lohnabrechnung zu versteuern. In der Praxis übernimmt häufig der Arbeitgeber die Besteuerungslast, sodass der Arbeitnehmer keine finanziellen Folgen aus der Teilnahme an der Betriebsveranstaltung tragen muss. Die Lohnsteuer kann mit 25 % pauschal erhoben werden (ein gesonderter Antrag beim Finanzamt ist nicht erforderlich). Die Pauschalierung ist auch für wenige betroffene Mitarbeiter zulässig. Zusätzlich zur pauschalen Lohnsteuer fallen der Solidaritätszuschlag mit 5,5% an und ggf. pauschale Kirchensteuer. Durch die Pauschalierung der Lohnsteuer entfällt die Sozialversicherungspflicht.

In einem aktuellen BFH-Urteil vom 27.3.2024 (Az.: VI R 5/22) wurde diskutiert, ob eine Pauschalbesteuerung auch in Anspruch genommen werden kann, wenn die Teilnahmemöglichkeit nicht für alle Beschäftigten eingeräumt wird, oder ob die Zuwendung an die Arbeitnehmer insgesamt als steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn behandelt werden muss. Die BFH-Richter waren der Auffassung, dass auch in diesem Fall eine Pauschalversteuerung stattfinden kann. Die Legaldefinition der Betriebsveranstaltung erfordere lediglich eine betriebliche Ebene mit gesellschaftlichem Charakter und nicht, dass alle Betriebsangehörigen eingeladen werden müssen.

Hinweis: Sachzuwendungen (Mitarbeitergeschenke) gehören nicht zum Arbeitslohn, wenn sie anlässlich einer Betriebsfeier überreicht werden (so schon BMF-Schreiben vom 14.10.2015). Sie werden als Teil der Aufwendungen der Betriebsfeier gewertet und sind entsprechend auf den 110-€-Freibetrag anzurechnen.

Betriebsausgabenabzug

Die Aufwendungen für die Betriebsveranstaltung sowie die pauschale Lohnsteuer sind als Betriebsausgaben abzugsfähig, auch wenn der Freibetrag überschritten wurde. 

Umsatzsteuerliche Behandlung

Übersteigt der Betrag der Betriebsveranstaltung 110 € je Arbeitnehmer (ggf. inkl. Anteil der Begleitperson), entfällt der Vorsteuerabzug für die Aufwendungen vollständig. Laut BFH-Urteil vom 10.5.2023 (Az.: V R 16/21) sind die Stärkung der Mitarbeitermotivation sowie die Verbesserung des Betriebsklimas als privat veranlasst einzuordnen. Für einen Vorsteuerabzug muss allerdings ein direkter und unmittelbarer Zusammenhang zwischen Eingangs- und Ausgangsumsatz vorliegen.  

Empfehlungen: Die Möglichkeit zur Pauschalierung der Lohnsteuer sollte vor allem bei mehr als zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr im Auge behalten werden. Es ist sinnvoll, vor der Veranstaltung die Kosten detailliert zu kalkulieren, falls die Kosten nahe an der Grenze des Freibetrags je Arbeitnehmer liegen. Im Vordergrund sollte dennoch jenseits steuerlicher Aspekte die Förderung der Atmosphäre und des Miteinanders stehen.

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