Die Abrechnung von angefallenen Betriebskosten führt in der Praxis immer wieder zu Problemen, was nicht selten an der Umsatzsteuer liegt. Der Vermieter darf grundsätzlich nur die umlegbaren Kosten weiterbelasten, die ihm entstanden sind. Wird zur Umsatzsteuer optiert, sind die Betriebskosten daher als Nettobeträge auf den Mieter umzulegen, da die vom Vermieter gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer abgezogen werden kann und somit keinen definitiven Kostenfaktor darstellt. Da es sich bei den Betriebskosten zugrunde liegenden Leistungen um unselbständige Nebenleistungen zur Hauptleistung „Vermietung“ handelt, erfolgt die Weiterbelastung der Betriebskosten mit 19% Umsatzsteuer, unabhängig davon, ob der entsprechende Eingangsumsatz dem Regelsteuersatz unterlag (z. B. bei Grundsteuer oder Wasser). Die Umsatzsteuer ist gesondert durch den Vermieter auszuweisen.
Wird seitens des Vermieters vom Optionsrecht kein Gebrauch gemacht, werden die Betriebskosten als Bruttobeträge weiterbelastet, da die gezahlte Umsatzsteuer für den Vermieter Definitivkosten darstellt. Ein gesonderter Ausweis von Umsatzsteuer erfolgt durch den Vermieter nicht.
Sonderfall bei vermietetem Sondereigentum
In seinem Urteil vom 15. Januar 2025 (XII ZR 29/24) hat sich der Bundesgerichtshof mit der Umlage von Betriebskosten bei vermietetem Sondereigentum auseinandergesetzt. Die Klägerin mietete Räume zum Betrieb eines Friseursalons, eines Wellnessinstituts und zur Nutzung für den Einzelhandel mit Kosmetikartikeln und Accessoires, wobei das Gebäude in Wohnungs- und Teileigentum aufgeteilt war. Der Vermieter selbst optierte zur Umsatzsteuer, wobei die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) nicht zur Umsatzsteuer optierte. Da die GdWE nicht zur Umsatzsteuer optierte, hatte sie kein Recht auf Vorsteuerabzug und belastete die Kosten an die Miteigentümer „brutto“, also inkl. der Eingangsumsatzsteuer, und ohne gesonderten Umsatzsteuerausweis weiter. Aufgrund des fehlenden Umsatzsteuerausweis stand dem Vermieter kein Recht auf Vorsteuerabzug aus den Eingangsleistungen der GdWE zu, so dass dem Vermieter Definitivkosten in Höhe des Bruttobetrags entstanden. Die Betriebskosten wurden vom Vermieter in Höhe des Bruttobetrags zuzüglich 19% Umsatzsteuer weiterbelastet. Der Vermieter wies daher gegenüber dem Mieter im Ergebnis Umsatzsteuer auf eine Bemessungsgrundlage aus, die selbst Umsatzsteuer beinhaltete (Umsatzsteuer auf Umsatzsteuer). Hiergegen klagte der Mieter und begehrte, dass der Vermieter die in den Kostenpositionen enthaltene Umsatzsteuer herausrechnet. Die Revision wurde vom BGH mit der Begründung zurückgewiesen, dass die Weiterbelastung als Bruttobetrag zuzüglich Umsatzsteuer gesetzeskonform ist, da der Vermieter kein Recht auf Vorsteuerabzug aus der Weiterbelastung der GdWE besitzt.
Zudem hielt der BGH fest, dass schon der Mieter grundsätzlich keinen Anspruch darauf habe, vom Vermieter verlangen zu können, auf die Umsatzsteuerbefreiung zu verzichten. Dies gelte erst recht mit dem Blick auf das Verhältnis zwischen Vermieter und GdWE. Der Mieter hat danach erst recht keinen Anspruch darauf, vom Vermieter zu verlangen, dass dieser bei der GdWE für den Verzicht auf die Umsatzsteuerbefreiung sorgt.
Die Abrechnung von Betriebskosten ist in der Praxis immer wieder Streitthema. Das Urteil des BGH schafft Klarheit und Rechtssicherheit bei der Weiterbelastung von Betriebskosten. Vermieter, die Teil einer Gemeinschaft der Wohnungseigentümer sind, sollten die Betriebskostenabrechnungen überprüfen, um für die zutreffende umsatzsteuerliche Handhabe zu sorgen sowie ggf. Margeneinbußen zu vermeiden.