Das Akronym ESEF steht für European Single Electronic Format und ist für bestimmte Unternehmen im Sinne der §§ 328 Abs. 1 S. 4 und 264a HGB bereits jetzt das verpflichtende Format zur Auszeichnung und Offenlegung ihrer Abschlüsse. Ziel ist eine europaweit einheitliche elektronische Berichterstattung, die Interessierten die Möglichkeit bietet schnell und zielgerichtet die gewünschten Informationen zu finden. Dies funktioniert, indem Unternehmen ihre Berichte mit entsprechenden „Tags“ versehen, sodass diese maschinell lesbar und auswertbar gemacht werden.
Grundlage für die technische Umsetzung ist die delegierte Verordnung (EU) 2019/815 (sog. ESEF-VO). Nach dieser Verordnung müssen die Bestandteile des Jahresfinanzberichts seit dem 1. Januar 2020 im xHTML-Format (Extensible Hyper Text Markup Language) erstellt werden. Ein Konzernabschluss nach IFRS erfordert darüber hinaus die Auszeichnung mittels iXBRL-Technologie (Inline eXtensible Business Reporting Language). Seit dem 1. Januar 2022 müssen auch die Anhangangaben getaggt werden. Der Unterschied zwischen xHTML und iXBRL liegt im Wesentlichen darin, dass die Angaben im xHTML-Format auch ohne technische Hilfsmittel lesbar sind, iXBRL dient der maschinellen Verarbeitung.
Die Pflicht zum Tagging von Berichtsangaben wird mit der CSRD und deren Umsetzung in nationales Recht künftig auf die von großen Kapitalgesellschaften und Konzernen zu erstellenden Nachhaltigkeitsberichte ausgeweitet mit dem Ziel die Informationen für alle Interessierten zugänglich und leicht auffindbar zu machen. Darüber hinaus werden die Informationen der Unternehmen auf diese Art einfacher zu vergleichen sein. Das hierfür vorgesehen Format ist die iXBRL-Technologie. Die dafür notwendige XBRL-Taxonomie sowohl für die ESRS als auch für die Angaben gemäß Artikel 8 der EU-Taxonomie-Verordnung sind am 30. August 2024 veröffentlicht worden. Nach dem aktuellen Gesetzesentwurf zur Umsetzung der CSRD in deutsches Recht soll die ESEF-Pflicht erstmals für Nachhaltigkeitsberichte für das Geschäftsjahr 2026 kommen.
In der CSRD ist vorgesehen, dass es für die Veröffentlichung der ausgezeichneten Nachhaltigkeitsberichte einen einheitlichen europäischen Zugangspunkt (European Single Access Point – ESAP) geben soll. Dieser soll durch die ESMA (European Securities and Markets Authority) betrieben werden und nach aktuellem Stand 2027 verfügbar sein. Der Zugang zu und die Vergleichbarkeit von Nachhaltigkeitsinformationen sollen hierdurch weiter erleichtert werden. Es ist geplant, dass nationale Erhebungsstellen als Sammelstellen designiert werden, die wiederum ESAP die Informationen über eine Schnittstelle zur Verfügung stellen. Ziel ist es, dass Unternehmen ihre getaggten Berichte einmalig an eine Stelle übermitteln nach dem file-only-once-Prinzip.
Mit den Vorteilen für die Stakeholder und Nutzer von Nachhaltigkeitsberichten gehen jedoch erhöhter Arbeitsaufwand und Kosten für die betroffenen Unternehmen einher. Es müssen nicht nur technische Hilfsmittel erworben und implementiert werden, sondern Prozesse angepasst und ein grundlegendes Verständnis der Verantwortlichen und der im Jahresabschlussprozess involvierten Mitarbeiter in den Unternehmen geschaffen werden. Auch auf die Abschlussprüfer kommt ein erhöhter Arbeitsaufwand zu, da diese neben dem Jahres- oder Konzernabschluss und dem (Konzern-)Lagebericht auch das entsprechende Tagging werden prüfen müssen. Das führt dazu, dass sich insbesondere die zeitliche Komponente als kritisch darstellt, sowohl bei der Aufstellung als auch der Prüfung der Nachhaltigkeitsberichterstattung. Es ist empfehlenswert sich mit der Thematik ESEF-Tagging frühzeitig auseinanderzusetzen und sich mit seinem Abschlussprüfer abzustimmen, um Lücken in prozessualer und technischer Hinsicht sowie zeitliche Engpässe zu vermeiden.