Betroffen sind Unternehmer, die Leistungen an andere Unternehmer abrechnen (B2B-Umsätze), sofern beide Unternehmer im Inland ansässig sind. In diesen Fällen muss die Abrechnung ab dem 01.01.2025 grundsätzlich (vgl. Übergangsregelungen unten) mittels elektronischer Rechnung, d.h. in einem bestimmten strukturierten elektronischen Format (nach der CEN-Norm EN-16931) erfolgen. Die Abrechnung in Papierform oder mittels PDF-Datei ist nicht mehr zulässig.
Das Gesetz sieht jedoch insbesondere folgende Ausnahmen, Erleichterungen und Übergangsregelungen vor:
- Die E-Rechnungspflicht gilt nicht für Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV), Fahrausweise (§ 34 UStDV) und Leistungen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerbefreit sind.
- Unter bestimmten Umständen können sich betroffene Unternehmer auf ein von der CEN-Norm EN-16931 abweichendes elektronisches Rechnungsformat einigen, sofern die umsatzsteuerlich relevanten Daten dennoch so extrahiert werden können, dass sich kein Unterschied zu der Verwendung der CEN-Norm EN-16931 ergibt. Dadurch soll es möglich werden, die bisher schon eingeführten E-Rechnungsformate (etwa XStandard oder ZUGFeRD) oder das EDI-Verfahren weiterhin verwenden zu können.
- Bis Ende 2026 ausgeführte Umsätze dürfen Rechnungsaussteller (bzw. Leistungserbringer) wie bisher (z.B. in Papierform oder mittels PDF-Datei) abrechnen.
- Bis Ende 2027 ausgeführte Umsätze dürfen Rechnungsaussteller wie bisher abrechnen, wenn sie einen Vorjahresumsatz (Umsatz Kalenderjahr 2026 gem. § 19 Abs. 3 UStG) von maximal 800.000 EUR haben oder wenn sie bisher schon das EDI-Verfahren (mit Zustimmung des Empfängers) anwenden.
Es ist wichtig zu erkennen, dass es keine Übergangsregelungen für Rechnungsempfänger gibt. Demnach kann sich die Situation ergeben, dass Rechnungsaussteller bereits ab dem 01.01.2025 Rechnungen in dem neuen Format ausstellen und Rechnungsempfänger diese empfangen und verarbeiten können müssen. Die Abrechnung per E-Rechnung ist in den gesetzlich vorgeschriebenen Fällen nicht mehr an die Zustimmung des Rechnungsempfängers gebunden.
Im Ergebnis ist die gesetzliche Neuregelung für die meisten Rechnungsaussteller ab 2027, spätestens jedoch ab 2028 relevant. Rechnungsempfänger müssen die gesetzliche Neuregelung dagegen bereits ab 2025 beachten. Betroffene Unternehmer sollten den Umstellungsprozess frühzeitig projektmäßig in die Wege leiten.
Unsere Empfehlung: Der Fokus sollte nicht nur auf die Umsetzung der gesetzlichen Anforderung gelegt werden. Die Einführung der E-Rechnung mit den damit verbundenen Möglichkeiten der Automatisierung des Abrechnungsprozesses bietet erhebliche Potenziale für Kostenersparnisse, Effizienzsteigerungen und effektiven Mitarbeitereinsatz.